Handbuch:Erweiterung/CollabPads

CollabPad ist ab BlueSpice 4.5 enthalten.

CollabPads ermöglicht es, dass mehrere Personen gleichzeitig eine Seite bearbeiten können. Die Änderungen sind für alle Beteiligten in Echtzeit sichtbar. Dies ist nützlich, um Bearbeitungskonflikte auf einer Seite zu vermeiden. Anwendungsfälle sind zum Beispiel Sitzungsprotokolle oder Entwurfs- beziehungsweise Brainstorming-Sitzungen.

Merkmale der gleichzeitigen Bearbeitung

Die Arbeit in einer kollaborativen Schreibumgebung wird immer beliebter, weil sie:

• mehreren Personen erlaubt, eine Wiki-Seite gleichzeitig von verschiedenen Browsern und Standorten aus zu bearbeiten,
• eine sehr flexible Methode für die Erstellung von Inhalten innerhalb einer Gruppe bietet,
• die direkte Interaktion mit von anderen aktuell erstellten Inhalten ermöglicht
• und weil es Spaß macht, gemeinsam zu dokumentieren!

Warum gleichzeitig bearbeiten?

• Besprechungsprotokolle:Die kollaborative Bearbeitung eignet sich hervorragend für die Erstellung von Besprechungsprotokollen während einer Besprechung oder für die Dokumentation anderer Live-Sitzungen oder Besprechungen in Echtzeit. Wenn mehrere Teilnehmer mitarbeiten, ist es weniger wahrscheinlich, dass wichtige Punkte versehentlich im Protokoll ausgelassen werden.

• Sofortiger Wissenstransfer: Wenn mehrere Benutzer gleichzeitig eine Seite bearbeiten, wird es sehr zeitsparend, Wissen aus den Köpfen mehrerer Personen in das Wiki zu übertragen. Die Teilnehmer können neue Ideen und Inspirationen erhalten, wenn sie sich gegenseitig dabei helfen, ihre Gedanken zu Papier zu bringen.
• Entwürfe erstellen:Das gemeinsame Erstellen von Entwürfen für neue Themen ist hilfreich, um Schreibblockaden zu vermeiden und einen Impuls zu erhalten, wenn man über die allgemeine Gliederung oder die Hauptideen des Themas nachdenkt.
• Schnelle Notizen schreiben:Da die Änderungen einer ungespeicherten Sitzung nicht direkt im Wiki sichtbar sind, sind Änderungen im Modus "Gemeinsam bearbeiten" sogar nützlich, um sich Notizen zu machen und sie erst dann in das Wiki zu übertragen, wenn man sie für nützlich genug hält, um sie mit anderen zu teilen.

Starten einer Sitzung

Um eine gemeinsame Bearbeitungssitzung zu starten, gehen Sie auf die Seite und wählen Sie die Option Gemeinsam bearbeiten aus dem Bearbeiten-Menü.

Bearbeiten-Menü

Eine Willkommensnachricht kündigt den Beginn der gemeinsamen Sitzung an. Sie können wählen, ob Sie diese Nachricht nicht mehr sehen möchten (1), und dann die Sitzung starten (2) oder abbrechen (3), wenn Sie in einen anderen Bearbeitungsmodus wechseln möchten.

Starten einer Zusammenarbeitssitzung

Auf der Seite wird nun ein Banner angezeigt, dass die Seite gerade bearbeitet wird.

Hinweis zu neuen Seiten:Beim Erstellen einer neuen Seite können Sie den Modus „Gemeinsam bearbeiten“ auswählen. Wenn Sie statt einer leeren Seite allerdings eine Seitenvorlage verwenden möchten, wählen Sie zuerst die Seitenvorlage aus und speichern Sie die neue Seite. Öffnen Sie die Seite anschließend im Modus „Gemeinsam bearbeiten“.

An der Sitzung teilnehmen

Jede Person, die der laufenden Sitzung beitreten möchte, kann:

• auf die Schaltfläche Bearbeiten (Bleistiftsymbol) klicken oder
• die Option " Gemeinsam bearbeiten " wählen (dies ist die einzige verfügbare Option, sobald eine Sitzung läuft)

Eine Meldung mit dem Benutzernamen erscheint, wenn eine weitere Person hinzukommt.

Neuer Benutzer tritt bei

Jede Bearbeitung, die ein anderer Teilnehmer vornimmt, wird in Echtzeit durch eine farbige Flagge gekennzeichnet. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über die Flagge fahren, wird der Benutzername angezeigt.

Flagge des Mitwirkenden

Die Menüoption Teilnehmer in der Symbolleiste des Editors zeigt die Anzahl der Benutzer an, die der Sitzung beigetreten sind.

Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird die Liste der Teilnehmer geöffnet.

Die Flaggenfarben können durch Anklicken einer beliebigen Farbe bearbeitet werden. Dies kann helfen, die einzelnen Teilnehmer besser zu unterscheiden.

Aktuelle Teilnehmer

Verlassen der Sitzung ohne zu speichern

Sie können eine Sitzung jederzeit verlassen, indem Sie in der Symbolleiste des Editors auf die Schaltfläche Sitzung verlassen klicken:

• Verlassen: Sie verlassen die Sitzung. Ihre Beiträge bleiben als Teil der aktuellen Bearbeitungen der Seite in der Sitzung erhalten. Beim Verlassen der Sitzung wird keine neue Revision erstellt und die Sitzung wird nicht beendet. Das bedeutet, dass die anderen Teilnehmer einfach mit der Bearbeitung fortfahren können.
• Abbrechen (Cancel): Sie bleiben in der Sitzung.

Verlassen der Sitzung

Änderungen verwerfen

Sollten die gemeinsamen Änderungen nicht gespeichert werden, können sie gesammelt verworfen werden. Hierzu öffnen Sie die Optionen in der Editorleiste und klicken Sie Änderungen auf die zuletzt gespeicherte Version zurücksetzen.

Änderungen einer Session verwerfen

Speichern der Sitzung

Um Änderungen zu speichern (und somit eine neue Seitenrevision zu erstellen), ohne den kollaborativen Modus zu verlassen, können Sie auf die Schaltfläche Änderungen speichern klicken. Die Änderungen aller beteiligten Benutzer werden in dieser neuen Revision gespeichert.

Versiongeschichte

Wenn Sie die Seite speichern, werden Sie im Versionsverlauf als Bearbeiter dieser Revision angezeigt. Alle anderen Teilnehmer, die seit der letzten Überarbeitung an der Sitzung teilgenommen haben, werden als Mitwirkende angezeigt.

Beenden der Sitzung

Um eine Sitzung zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Dadurch werden alle Änderungen gespeichert und eine neue Seitenrevision erstellt. Alle anderen Teilnehmer werden benachrichtigt, dass die Sitzung beendet ist.

Wenn eine Sitzung nicht offiziell beendet wird - was durchaus möglich ist - läuft die Sitzung im Hintergrund weiter, wenn es noch ungespeicherte Änderungen an der Seite gibt und keine weiteren Teilnehmer die Seite speichern können. Auf diese Weise können Sie sich vor dem Verlust von Inhalten schützen.

Ungespeicherte Änderungen sind im Ansichtsmodus nicht sichtbar. Erst wenn ein Benutzer die Seite im Bearbeitungsmodus öffnet, wird der letzte aktuelle Stand der Sitzung angezeigt. Die ungespeicherten Änderungen können nun vom Benutzer verworfen oder weiter bearbeitet und gespeichert werden.

Ungespeicherte Änderungen

Wenn der letzte Benutzer in der Sitzung die Seite verlässt, ohne neue Änderungen zu speichern, bleibt die kollaborative Bearbeitungssitzung im Hintergrund aktiv. Wenn ein Benutzer die Seite das nächste Mal bearbeiten möchte, kann sie nur im Modus "Gemeinsam bearbeiten" geöffnet werden. Nachdem der Benutzer die nicht gespeicherten Änderungen gespeichert hat, kann die Seite in jedem anderen Bearbeitungsmodus bearbeitet werden.

Wenn der letzte Benutzer in der Sitzung die Seite verlässt, ohne zu speichern, und keine ungespeicherten Änderungen vorhanden sind, wird die gemeinsame Sitzung geschlossen.

Teilnehmer einladen

Um einen Einladungslink zur aktuellen Sitzung zu senden, klicken Sie auf den Menüpunkt Teilnehmer und dann auf Einladungslink kopieren. Dadurch wird der Sitzungslink zu Ihrer Zwischenablage hinzugefügt, und Sie können ihn in eine beliebige andere Anwendung, z. B. eine Chat-Anwendung, einfügen.

Link einladen

bietet beim Anlegen einer neuen Seite die Möglichkeit, aus vordefinierten Inhaltsstrukturen (Vorlagen, z.B. Inhaltsverzeichnis, Blöcke, Layout, Inhaltselemente) auszuwählen und somit eine Einheitlichkeit bei bestimmten Seitentypen herzustellen.

Technische Referenz: CollabPads

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Feedback zur Dokumentation ist im Community-Forum möglich.