2024-09-13 BlueSpice Workshop (erm38180)


Workshop Agenda[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

1. Block (3 Stunden)

  • Analyse der Inhalte: Inhaltsorganisation durch
    • Subwikis (=Farm-Wikis)
    • Namensräume
    • Kategorien
    • Unterseiten
    • Bücher
    • SMW
      • Vorlagen/Formulare
  • Möglichkeiten der Navigation
    • Seitenleiste
    • Buchnavigation
    • Portalseiten
    • Seiten-Abfragen (e.g. nach Dokumententyp oder Abteilung)

2. Block (3 Stunden)

  • Finale Absprache und mögliche Umsetzungsmöglichkeiten

Ergebnisse[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Geplante Inhalte[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Hauptanwendungsfalls des Wikis ist die IT-Dokumentation

(interne Dokumentation und Helpdesk Dokumentation für MitarbeiterInnen).


Diese betrifft 2 Abteilungen:

  • IT-Infrastruktur
  • IT-ERP

Bei der Planung muss berücksichtigt werden, dass weitere Nutzergruppen hinzukommen können:

  • weitere Abteilungen
  • Tochterunternehmen

Ausgeschlossene Inhalte[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Wichtig für die Planung ist das Hintergrundwissen, dass bereits ein eigenes QM-System existiert und im Wiki absolut keine Inhalte erstellt werden sollen, die im QM-System gepflegt werden.


Dennoch sollte das Wiki ermöglichen, die für das QM-Systemangeforderten Inhalte (z.B. Inhalte von Richtlinien) im Wiki zu erstellen. Diese werden derzeit in der IT als Word-Dokumente gepflegt. Der Wunsch die Inhalte von Word in Wikiseiten umzuformatieren, wurde angesprochen.

Wichtig für die Inhaltsplanung:

  • Dokumentenlenkung findet im Wiki nicht statt
  • Freigabe-Mechanismus wird nicht aktiviert
  • Begriffe wie "Arbeitsanweisung" oder "Gelenktes Dokument" werden im Wiki generell nicht angewendet, um hier keine Kommunikationsprobleme und begriffliche Unklarheiten zu erzeugen.

Erläuterung der Organisationskonzepte[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Farm-Wikis[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Frau Klug erklärt, dass die Installation des Farm-Moduls zur Bereitstellung von Einzelwikis in Erwägung gezogen wird. Besonders die Tochterunternehmen würden separate Berechtigungsanforderunen haben. Dies ist in einem Einzelwiki nur schwer abzubilden, da die Verrechtung hier nur über Namensräume möglich ist. Außerdem ist die Navigationsstruktur eines Einzelwikis nicht flexibel genug, um die Funktionalität dieser Nutzer adäquat abzubilden.

Vor diesem Hintergrund wurden daher die Merkmale und Besonderheiten von Farm-Wikis für die Inhaltsplanung behandelt.


​​Farm-spezifische Überlegungen

In der Wiki-Farm werden Inhalte in separaten Wikis verteilt. Hierbei ist es besonders wichtig, die Inhaltsorganisation richtig zu planen, um unerwünschte "Wissens-Silos" zu vermeiden und Berechtigungs-Anforderungen richtig einzuschätzen.

Stichwort Beschreibung Funktionen
Suche Inhalte auffinden, effizienter Zugang zu Informationen
  • jedes Wiki hat einen eigenen Suchindex
  • über die "Interwiki-Suche" können Suchergebnisse auch als Vorschau in anderen Wikis angezeigt werden.
  • die Anzeige der Suchergebnisse in der "Interwiki-Suche" ist NICHT rechtegeprüft!
Berechtigungen jedes Wiki hat eine separate Verrechtung
  • bei Single-Sign-on (SSO)
    • Gruppen werden synchronisiert -> Gruppen müssen beim Anlegen eines Wikis auch im Wiki existieren und in der Rechteverwaltung jeweils verrechtet werden
    • Gruppen werden nicht synchronisiert -> jeder Benutzer muss in jedem Wiki manuell einer Gruppe zugewiesen werden
  • Manuelle Verrechtung:
Inhalte übertragen über die Erweiterung "ContentTransfer" können Inhalte von einem Wiki in weitere Zielwikis kopiert werden (benötigt Server-Konfiguration)
  • 1 Quellwiki: mögliche Zielwikis müssen vordefiniert werden (falls es nicht alle sind) alternativ:
  • 1 Zielwiki (Publishing-Wiki): mögliche Quellwikis müssen vordefiniert werden (falls es nicht alle sind)
Inhalte abfragen Inhalte können NICHT kombiniert abgefragt werden. Abfragen sind nur innerhalb eines Wikis möglich
  • je mehr Wikis existieren, desto mehr isolierte Wissensinhalte existieren
Musterwikis enthalten Standard-Inhalte und Layout
  • für verschiedene Anwendungsfälle können Musterwikis erstellt werden, damit die CI und Standard-Portalseiten, Vorlagen etc. gleich mitgeliefert werden

Namensräume[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Als wichtige Merkmale wurden besprochen:

  • Syntax: Namensraum-Präfix ist Teil des vollqualifizierten Seitennamen
    • Protokoll:IT/2022-10-02 lädt die Unterseite 2022-10-02 zur Seite IT im Namensraum Protokoll
  • Vordefiniert: Nur durch Admins erstellbar
  • Berechtigungen: Verrechtung von Seiten nur über Namensraum
  • Flache Struktur: es gibt keine Unter-Namensräume
  • Suchfunktion: Eingrenzung der Ergebnisse
  • Verknüpfung mit Dateien: Verrechtung von hochgeladenen Dateien nur über Namensraum-Zuordnung möglich
  • 1 Namensraum pro Seite: Ermöglicht Mehrfachverwendung von Seitennamen (z.B. Hauptseite)

Kategorien[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Als wichtige Merkmale wurden besprochen:

  • Funktion (Mischkonzept):
    • Verschlagwortung
    • Anwendung einer Ordnungsstruktur
    • Temporäres "Tagging"
  • Hierarchisch: Unterkategorien sind möglich
  • Namensraum-unabhängig: Kategorien gelten im gesamten Wiki Braunschweiger Flammenfilter GmbH 2024-09-13 Workshop erm38180 1726236792984.png

Unterseiten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Syntax: Schrägstriche erzeugen Unterseiten
    • „vollqualifizierter“ Seitenname der Seite "Technische Notizen": Produkt:N-52000768-2/Technische Notizen
  • Separate Versionierung: Sammelfreigabe über Wurzelseite nicht möglich
  • Sonderfall: Mehrsprachiges Wiki (Unterseiten über ISO-Sprachcodes: /en, /fr, ...)
  • Zugriff über:
    • Breadcrumb / Seitenpfad
    • Parser-tag: {{#subpages}}
  • Anwendungsfälle:
    • Wiederkehrendes Set von zusammengehörigen Seiten (z.B., Installationsprotokoll/<Seitenname>)
    • Übersicht -> Detail
    • Flache Unterseitenhierarchie ist sinnvoll (1-2 Ebenen tief)
    • Automatisches, konsistentes Anlegen der Unterseiten über Vorlagen/ Formulare

Semantische Attribute[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Stellen strukturierte Daten bereit, die in Vorlagen eingebunden werden und abgefragt werden können (z.B. Vorlage "Dokumenteninfo" am Seitenanfang)
  • Können anstelle von Kategorien benutzt werden
  • Können nur von Admins angelegt werden
  • Benötigen meist Formulare

Analyse der Inhalte[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Um eine sinnvolle Organisation des Wikis zu etablieren, müssen die Anforderungen hinsichtlich der einzelnen Inhaltstypen geklärt werden. Folgende Beispiele wurden diskutiert und auf ihre Anforderungen überprüft. Diese Übung dient als Grundlage für weitere interne Abstimmungen bezüglich der gewünschten Wiki-Struktur.

B=bearbeiten, F=freigeben, L=lesen, Kat=Kategorie, NR=Namensraum, SMW=Semantic MW, US=Unterseiten
Informationstyp Format alt Format neu Produzent

(Rechte: B, F)

Konsument

Rechte: L)

Organisation

(Kat, NR, SMW, US)

Installationsprotokoll

(Nachweis)

docx Seitenvorlage nur IT (Infra) nur IT NR:IT-Infra

US: Installationsprotokoll/SIP-<Servername>

Abc-protokoll

(Nachweis)

docx Seitenvorlage nur IT (Infra) nur IT NR:IT-Infra

US: abc-protokoll/<name>-<Servername>

Anleitung intern docx Seitenvorlage nur IT nur IT NR:IT-Infra/Anleitung

NR:IT-Infra/Anleitung

How-to nur IT alle Benutzer NR:Wissen

US:Wissen/How-to/....

How-to Troubleshooting nur IT alle Benutzer US: Wissen/Fehlerbehbung/...
Knowledge Base Seitenvorlagen,

SMW-Vorlage, Formular?

nur IT nur IT NR:KB

SMW: Attributwerte Typ....

Projektdokumentation Seitenvorlage nur IT nur IT NR:IT

NR:IT/Projekt/<projektname>


​Hieraus ergibt sich:

  • Mindestens benötigte Namensräume
    • IT_Infra: Ablageort für Nachweis-Dokumente wie Installations-Protokolle
    • IT: IT Dokumentation von Projekten, ....
    • KB: Knowledge Base als Sammlung des internen Wissens zum Informationsaustausch innerhalb der IT-Teams (organisiert über Formular/Attribute)
    • Wissen: Offener Namensraum für Helpdesk-Inhalte, die für alle Benutzer relevant sind
  • Innerhalb der Namensräume erfolgt die weitere Organisation bevorzugt über Unterseiten basierend auf Informationstypen (z.B. IT-Infra:Anleitung/<Seitenname)

Ausstehende Themen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Navigation[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Seitenleiste
  • Buchnavigation
  • Zusatzmenü
  • Portalseiten (Namensräume)
  • SMW: Abfrage-Listen (Filter: Abteilung, Dokumententyp)

Vorlagen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Dokumenteninfo
  • Klassifizierung Knowledge Base